Se è innegabile che il COVID abbia modificato il nostro modo di vivere il contatto interpersonale, è altrettanto vero che il lockdown ha trasformato il nostro approccio al lavoro. Durante il primo lockdown, quello che ha costretto quasi tutti a restare a casa, ci siamo trovati a dover riorganizzare le nostre giornate e il modo in cui dedicavamo tempo al lavoro. Non era raro iniziare e finire la giornata in tuta, o addirittura in pigiama, soprattutto nei primi giorni. Per chi, come me, passa molto tempo davanti al computer o al telefono quando non è da un cliente, la gestione del lavoro da casa si è rivelata particolarmente complessa quantomeno all’inizio. Con tutti a casa, le distrazioni erano molte e per accumulare 10 ore di lavoro ne impiegavo spesso 15 o più.
Così, avendo una mente schematica, non riuscivo a gestire la situazione in maniera proficua e lineare.
Quando mi trovo di fronte a un problema, non posso fare a meno di cercare una soluzione fino a quando non ristabilisco l’equilibrio. Mi sono ricordato di aver utilizzato in passato un sistema per gestire il tempo dedicato ai clienti in diversi ambiti lavorativi. Dopo aver rovistato tra vecchi hard disk e scavato nella mia storia digitale, ho ritrovato un vecchio foglio Excel che usavo per monitorare il tempo speso nelle attività con i clienti. Il tempo di ricordarsi come era fatto, e qualche modifica per adattarlo alle mie esigenze attuali, il mio timesheet era di nuovo pronto all’uso.
Il timesheet è un documento che registra quotidianamente il tempo speso da ogni collaboratore o dipendente su attività o progetti specifici. È uno strumento fondamentale per la gestione del tempo in un’organizzazione o nel proprio ufficio.
Negli Stati Uniti è il pane quotidiano degli studi professionali. Negli studi associati di avvocati, o di commercialisti e in generale in qualunque forma di consulenza, il riempimento di un foglio a ore (timesheet) consente a questi professionisti di fatturare N ore di lavoro ai propri clienti.
L’esempio nella foto non particolareggia “in cosa le ore sono impiegate” poiché si tratta di una sola commessa ed in generale si mira a tener conto del tempo dedicato al lavoro. C’erano giornate durante il lockdown cui le frequenti interruzioni sembravano togliere molta continuità e tempo al lavoro. Un semplice timesheet era il modo per verificare l’andamento dell’impegno giornaliero rispetto le distrazioni.
Il timesheet può essere rappresentato da un documento o da un’applicazione che registra e monitora l’allocazione del tempo per ogni attività svolta. una efficace allocazione delle risorse aumenta la produttività. In tal modo è possibile ottenere una panoramica sempre dettagliata delle ore dedicate a progetti specifici, consentendo una valutazione accurata dell’efficienza e della produttività del team.
In qualsiasi campo in cui “il tempo” rappresenti parte del business, questo strumento è essenzialmente in grado di rendicontare puntualmente i tempi nei processi di fatturazione.
Trovi allegato il file Excel con cui impegnarti nella gestione del tuo tempo. l’utilizzo è semplice ed intuitivo. Attiva liberamente le macro. Se hai dubbi o suggerimenti scrivici a info@spazio17.com
Buon Lavoro
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