C’è chi mangia il gelato, chi si mangia le unghie e chi prende a martellate i copertoni. Magari anche chi mette in ordine tutto quello che si puo mettere in ordine. Io sono uno di questi ultimi. Capita a tutti di lavorare e lasciare in disordine. In linea di massima finché il disordine non causa una sofferenza (a me la causa) tutto va bene. Arriva poi sempre il momento che non possiamo vedere più quello che abbiamo trascurato in nome del lavoro e così sentiamo l’esigenza di fare pulizia e rimettere tutto a posto. Quella sensazione di “azzeramento” del disordine per sapere di ripartire da un azzeramento cosmico dei nostri spazi è letteralmente fonte di piacere. Se è vero che una mente organizzata e ordinata produce ordine ed organizzazione, è vero anche il contrario. Mantenere un ufficio organizzato è cruciale per la produttività e per il benessere. Ecco alcuni consigli pratici per aiutarti a gestire l’organizzazione in ufficio:
1. Decluttering Regolare: ebbene si! Inizia a fare decluttering del tuo spazio di lavoro. Riusciamo a trovare un termine inglese per tutto. Liberarsi del superfluo ed inutile è la nuova frontiera dello star bene. Rimuovi gli oggetti non necessari dalla scrivania, dai cassetti, dalle mensole e nei posti più impensabili. Tieni solo ciò di cui hai bisogno quotidianamente. Questo non solo crea uno spazio più pulito, ma riduce anche le distrazioni e favoreggia le sensazioni, legate ad associazioni emotive tra oggetti ed il loro passato.
2. Utilizza Soluzioni di Archiviazione: Soluzione di archiviazione come schedari, scaffali e organizzatori da scrivania sono l’ideale per aiutarti anche a mantenere ordinate le cose intorno a noi. Usa cartelle etichettate per i documenti e tieni le forniture in aree designate. Questo rende più facile trovare rapidamente ciò di cui hai bisogno. E un etichettatrice per avere tutte le etichette stampate uguali su schedari e fascicoli?
3. Organizzazione Digitale: Organizza i tuoi file digitali come fai con i fascicoli reali. Crea cartelle per diversi progetti e fai regolarmente il backup dei dati importanti. Usa l’archiviazione cloud per un facile accesso e condivisione. Ricordati però che è importante creare strutture di cartelle semplici da ricordare. Troppi annidamenti impediscono di ricordare dove mettiamo i nostri preziosi files, inducono in confusione spingendoci a revisionare frequentemente i nostri spazi digitali.
4. Calendarizza e appunta: Usa un planner o un calendario digitale per registrare gli impegni. Suddividi i progetti più grandi in compiti più piccoli e gestibili e stabilisci delle scadenze. Questo ti aiuta tantissimo a non temere di perdere pezzi per strada e riduce la sensazione di essere sopraffatto. Non ti è mai capitato di chiederti per un giorno intero “ma che mi sto dimenticando?”.
5. Mantieni una Scrivania Pulita: Alla fine di ogni giornata, dedica qualche minuto a riordinare la scrivania. Metti via i fogli sparsi, pulisci il tuo spazio di lavoro e preparati per il giorno successivo. Una scrivania pulita può migliorare il tuo umore e la produttività. Se come immagino “ogni giorno” è complicato allora calendarizza l’impegno nella tua agenda. Una volta a settimana è un ottimo punto di partenza.
6. Configurazione Ergonomica: Assicurati che la configurazione del tuo ufficio sia ergonomica. Regola la sedia, la scrivania e il monitor a un’altezza confortevole. Questo non solo migliora la tua postura, ma aumenta anche l’efficienza lavorativa complessiva. Scegli una scrivania spaziosa e investi su una sedia comoda ed ergonomica. Stai certo che non te ne pentirai.
7. Strumenti di Gestione del Tempo: Sulla questione “Tempo” la penso un po’ a modo mio. Comunque, di sicuro aiuta utilizzare strumenti di gestione del tempo come liste di cose da fare, timer e app di produttività. Questi strumenti possono aiutarti a rimanere concentrato e a garantire un uso del tempo in modo efficace.
8. Personalizza il Tuo Spazio: Personalizza il tuo spazio di lavoro con foto, piante o opere d’arte. Uno spazio personalizzato può farti sentire più a tuo agio e motivato. Attenzione a non riempirti di distrazioni come oggetti strani che si muovono continuamente, incantano e distraggono. L’ufficio è come la cucina di casa, quando scegli l’arredo o la sua sistemazione devi ricordarti che la guarderai per molti anni prima di cambiare, potendo, nuovamente tutto.
Questi consigli non sono la soluzione esclusiva al lavorare meglio, sono tuttavia un punto di partenza, un aiuto a non distrarti su cose che attirano la tua attenzione portandoti via tempo prezioso. Una ricerca dimostra che ogni volta che ci distraiamo per parecchi minuti dal lavoro, occorrono in media 23 minuti per ritornare ad uno stato di concentrazione produttivo. Buona organizzazione!
Lascia un commento